Cosa fare quando il fornitore IT sparisce (o smette di rispondere)

Succede più spesso di quanto si pensi, soprattutto con fornitori piccoli o freelance mascherati da azienda: email senza risposta, poi silenzio totale, a volte una chiusura o un fallimento. Se in quel momento scopri di non avere in mano codice, accessi e documentazione, il problema non è più solo trovare un nuovo fornitore — è che l’azienda può restare bloccata.

Cosa rischi davvero senza tutele

Senza accesso al codice sorgente, un fornitore che sparisce ti lascia con un software che nessun altro può correggere, aggiornare o adattare a un nuovo obbligo normativo. Nella pratica significa: bug critici che restano aperti, impossibilità di adeguarsi a cambiamenti esterni, e un nuovo fornitore che — se accetta l’incarico — deve spesso ripartire da un’analisi costosa solo per capire cosa c’è davanti a sé.

La tutela che va predisposta prima: l’escrow del codice sorgente

Il deposito in escrow è un accordo, tipicamente a tre (fornitore, cliente, un terzo indipendente — spesso un notaio), in cui il codice sorgente viene depositato e reso disponibile al cliente al verificarsi di condizioni predefinite: fallimento del fornitore, cessazione dell’attività, inadempimento contrattuale prolungato, acquisizione da parte di un’altra azienda che non intende proseguire lo sviluppo. Va predisposto quando firmi il contratto, non quando il fornitore è già irraggiungibile — a quel punto è tardi.

Se non hai un escrow e il fornitore è già sparito

1. Verifica cosa hai davvero in mano. Controlla se possiedi già accesso al repository, al dominio, all’hosting, alle credenziali amministrative. Spesso è più di quanto si pensi — semplicemente non è mai stato usato.
2. Prova un ultimo contatto formale. Una diffida scritta, con un termine perentorio, a volte riattiva una risposta che email informali non hanno ottenuto.
3. Valuta il recupero tecnico da quello che gira in produzione. Anche senza il codice sorgente “pulito”, un tecnico esperto può spesso estrarre informazioni utili dal sistema in esecuzione — non è la situazione ideale, ma non è detto sia irrecuperabile.
4. Documenta tutto per un’eventuale azione legale: contratto, comunicazioni, prova del mancato adempimento. Anche se la priorità immediata è la continuità operativa, questo passaggio ti servirà comunque.

Cosa mettere in contratto da subito, con ogni nuovo fornitore

• Proprietà del codice e dell’infrastruttura (dominio, hosting, repository) intestata a te fin dal primo giorno, non “trasferibile alla fine”.
• Clausola di escrow per progetti sopra una certa soglia di criticità o valore.
• Documentazione tecnica minima consegnata progressivamente, non promessa “alla fine del progetto”.
• Referenti e accessi non concentrati su una sola persona, anche se il fornitore è una piccola realtà.

In sintesi

Il momento per proteggersi da un fornitore che sparisce è quando firmi, non quando è già irraggiungibile: codice, accessi e documentazione intestati a te, ed eventualmente un escrow per i progetti più critici. Se sei già nella situazione opposta, la priorità è ricostruire in fretta cosa hai davvero sotto controllo — spesso è più di quanto sembri al primo momento di panico.