Come leggere il preventivo di una software house senza farti male

Chiedere tre preventivi e scegliere il più basso è il modo più veloce per ritrovarsi, sei mesi dopo, con un progetto fermo e un budget doppio. Il problema non è la disonestà del fornitore: è l’asimmetria informativa. Loro sanno cosa serve per costruire quella cosa, tu no. Un preventivo fatto bene serve proprio a colmare quel divario. Se non lo fa, è già un segnale.

Le voci che un preventivo serio contiene sempre

Non conta l’impaginazione. Conta che ci siano, scritte nero su bianco, queste informazioni:

1. Perimetro (scope). Cosa viene realizzato, funzione per funzione. Se leggi solo “sviluppo gestionale”, non è un perimetro: è un titolo.
2. Assunzioni. Su cosa si basa la stima: quali sistemi esistenti, quali API di terzi, quali contenuti fornisci tu, quale infrastruttura. Le assunzioni sono il punto in cui il prezzo può muoversi.
3. Esclusioni esplicite. Cosa non è compreso: migrazione dati, formazione, integrazioni non citate, correzioni post go-live oltre la garanzia.
4. Deliverable. Cosa ti resta in mano alla fine: codice sorgente, documentazione, ambienti, credenziali, pipeline di rilascio.
5. Milestone e tempi. Fasi con date e criteri di completamento. “12 settimane” senza tappe intermedie non è pianificazione.
6. Impegno richiesto dal tuo lato. Ore delle tue persone, tempi di risposta attesi, chi decide. Molti progetti slittano per il committente, non per il fornitore.
7. Condizioni economiche. Calendario dei pagamenti legato alle milestone, gestione delle varianti, tariffa per attività extra, durata della garanzia e cosa copre.

Aggiungi due voci che quasi nessuno mette e che dovresti pretendere: proprietà del codice e dell’IP (il repository è tuo dal primo commit?) e processo di gestione delle modifiche (come si valuta e si prezza una richiesta nuova a progetto avviato).

I cinque campanelli d’allarme

• Prezzo tondo senza dettaglio. “€48.000 chiavi in mano” senza distinta delle fasi significa che il rischio è tutto scaricato su una stima che non puoi verificare.
• Nessuna riga per test e correzione difetti. Il testing è il 15–30% dell’effort reale. Se non è preventivato, arriverà come extra o non verrà fatto.
• Stime in giorni-uomo senza seniority. 100 giorni di chi? Un senior e uno stagista non producono lo stesso codice nello stesso tempo, e non costano uguale.
• Zero SLA e zero penali. Un fornitore sicuro del proprio lavoro accetta criteri di accettazione e conseguenze in caso di ritardo grave.
• Pagamento tutto anticipato o tutto a fine lavori. Il primo scarica il rischio su di te, il secondo su di loro: entrambi gli estremi tendono a far finire male il progetto. Meglio 20–30% all’avvio e il resto legato alle milestone accettate.

Come confrontare due o tre preventivi

Non si confrontano i totali: si confrontano a parità di perimetro. In pratica:

1. Scrivi tu una traccia di perimetro di una pagina e mandala uguale a tutti. Le offerte diventano comparabili.
2. Riporta ogni preventivo in una tabella con le stesse fasi. Dove uno ha un numero e l’altro ha un buco, hai trovato una domanda da fare.
3. Pesa il rischio, non solo il prezzo: referenze nello stesso ambito, chiarezza delle assunzioni, qualità delle domande che ti hanno fatto in fase di offerta.
4. Diffida dell’offerta molto più bassa: o hanno capito meno degli altri, o recupereranno con le varianti.

Domande da fare prima di firmare

• Chi lavora concretamente sul progetto, con che seniority, e per quale percentuale del tempo?
• Come gestite una richiesta di modifica a lavori iniziati?
• Cosa succede nelle prime settimane dopo il go-live? Quanto dura la garanzia e cosa copre esattamente?
• Il codice e gli ambienti sono miei fin da subito? Come avviene l’handover se decidessi di cambiare fornitore?
• Quali attività vi servono da parte mia, e con quali tempi di risposta?

In sintesi

Un buon preventivo è un documento che riduce l’incertezza: dice cosa entra, cosa no, su cosa si basa e cosa succede se qualcosa cambia. Se davanti a te hai un totale e poche righe di descrizione, il lavoro di analisi non è stato fatto — e lo pagherai comunque, più avanti e a sorpresa.